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Logiciel Gestion clés


Gestion ClésCliquer ici pour télécharger la version complète mais bridée du logiciel Gestion Clés & Accès


Tarif : 490 € TTC
(Avec support CD-Rom: ajouter le supplément indiqué ici
SARL CF2i - 30 Rue Gambetta - 08200 Sedan - Tél : 03 24 29 00 35 - Fax: 03 24 29 01 03 - e-mail: antibulle@wanadoo.fr

Logiciel gestion clés

- Etablissements scolaires,
- Collectivités (Communes…),
- Associations,
- Casernes,
- Tout établissement ou Institution devant gérer de nombreux accès et clés…

Le logiciel gestion clés sait gérer simultanément les liens entre Clés + Portes + Personnel d’un établissement scolaire, d’une commune, d’une caserne de pompiers,... Un établissement qui doit gérer des centaines d’accès différents avec des centaines de personnes, avec des droits différents.

Remarque importante
Vous pouvez démarrer en cours d'année et enregistrer très facilement les trousseaux déjà prêtés (clés + emprunteurs + date du prêt etc...).
A tout moment, le logiciel est opérationnel très rapidement !


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Principales fonctionnalités du logiciel gestion clés

Il n'est pas nécessaire de ré-écrire tous les fichiers ! Le logiciel Gestion Clés sait importer les fichiers (éventuellement existants) Personnels et des Clés et Accès au format Excel.
Gestion Clés sait répondre instantanément aux questions suivantes :

- quelle est la clé (ou quelles sont les clés) qui ouvre la porte de la salle 202 ?
- quelles sont les personnes qui ont accès à la salle 202 ?
- quelles sont les personnes qui ont eu accès à la salle 202 ?
- quelles sont les clés que possède telle ou telle personne ?
- quelles sont les clés à commander ?
- quelles sont les caractéristiques de la porte de la salle 202 ? (longueur du barillet par exemple, ce qui évite d’aller vérifier sur place en cas de besoin)
- quel est le fournisseur de tel clé ?
- qui a prêté tel trousseau ?
- qui a récupéré tel trousseau ?

Gestion Clés prête les clés de 4 manières différentes :
- méthode 1 : soit en cherchant les clés à prêter selon les portes (les accés) nécessaires à l'emprunteur (prêt classique)
Il suffit alors de sélectionner les accès nécessaires puis de demander d'afficher tous les trousseaux réaliasbles
- méthode 2 : soit en re-prêtant, par exemple, en septembre, les clés rendues en juin
Utile, dans un établissement scolaire, le jour de la rentrée !
- méthode 3 :soit en entrant directement les clés par leur nom (par exemple, soit parce que l'on connaît déjà les clés à prêter, soit parce qu'on a déjà prêtées les clés avant d'acquérir le logiciel)
- méthode 4 :soit par groupe : on peut créer des groupes de portes, par exemple le groupe ATELIER, le groupe CUISINES, le groupe BATIMENT A, etc
Il suffit de sélectionner le groupe concerné, et le logiciel affiche toutes les combinaisons de clés: il suffit ensuite de choisir la plus adéquate...

Gestion Clés crée automatiquement le bon trousseau de clés en quelques secondes (trousseau déduit par le logiciel selon les accés que doit utiliser l'emprunteur)

IL permet de créer en quelques clics de souris et en quelques secondes le trousseau minimal nécessaire à tel professeur, tel agent de service, tel intervenant extérieur etc.

Exemple (méthode n°1)
1. Un agent de service doit accéder :
- aux salles 201, 202 ,203, 204 du 2ème étage Bâtiment F
- aux portes de couloirs PC22, PC24 et PC26
- aux salles 11,12, 13 ,14 du 1er étage Bâtiment E
- aux portes de couloirs PC11 et PC20.
- aux salles 311,312, 133 ,314 du 1er étage Bâtiment A
- aux portes de couloirs PC121 et PC200.

Problème
Quelles sont les clés à lui donner, sachant qu’il faut répondre aux contraintes suivantes, et en fonction de la qualité du demandeur :
- donner un minimum de clés
- éviter de donner des clés qui ouvrent également d’autres portes que celles nécessaires
- éviter de donnés des clés « sensibles » (du type « passe partiel »
- et bien sûr donner des clés en stock !

Solution
- L'agent sélectionne l'emprunteur dans la liste des personnels
- puis sélectionne les accès demandés
- et Gestion Clés calcule en quelques secondes, parmi les milliers de combinaisons théoriques,
1. les bonnes combinaisons possibles
2. Celles réalisables.
3. Eventuellement, dans le cas où il manque des clés, Gestion Clés proposera alors de les mémoriser pour les commander ensuite.

En quelques secondes, et grâce à un algorithme unique, le logiciel Gestion Clés - calcule tous les trousseaux possibles et les affiche triés selon la priorité définie pour le meilleur jeu de clés à fournir (en adéquation avec le demandeur)
- et (sur demande), imprime le reçu qu'il suffit de faire signer par l'agent et l'emprunteur !

Icône Baguette Magique
Le logiciel peut calculer et afficher, selon ce qui est demandé, des dizaines et de dizaines de résultats possibles. Cela peut s'avérer compliqué à gérer : mais la commande Baguette Magique permet alors de sélectionner, en un clic, et automatiquement 2 ou 3 (maxi) jeux de clés les plus adéquats, en fonction de la qualité du demandeur, soit :
- un jeu de clés accès normal : en général, plus de clés, et seules les portes nécessaires sont accessibles
- un jeu de clés accès restreint : en général, nettement moins de clés, mais comportant des passes partiels, et les portes nécessaires accessibles + plus d'autres portes
- un jeu de clés accès très restreint : en général, le ....passe général
Magique !

IMPORTANT : L'agent utilisateur n'a pas besoin de connaître exactement les accès des clés qu'il prête. En effet, il suffit à l'agent de sélectionner dans la liste des portes celles concernées par l'emprunteur, et le logiciel calcule toutes les combinaisons possibles (il peut en exister de 1 à n !) et les affiche. Selon la catégorie à laquelle appartient l'emprunteur, alors il va décider de fournir tel trousseau (moins de clés mais contenant des passes par exemple) ou tel autre (plus de clés mais sans passe)..

Le reçu est automatiquement rempli (les conditions générales sont bien entendu modifiables et paramétrables)

Exemple n°1 : cas le plus courant du prêt de clés

L'agent a préalablement sélectionné le demandeur (dans notre exemple Jean ABAI - salut Jean !-) et l'agent doit sélectionner dans le tableau de gauche (on n'en voit qu'une partie ici) les 8 accès désirés par le demandeur: ces 8 accès sont visibles dans le tableau de droite. Puis il clique sur la triple flèche et peut lire :

- Tableau du milieu gauche : 68 combinaisons théoriques
- Tableau du bas gauche : 68 combinaisons possibles (réellement réalisables).

Tout ceci en moins d'une seconde !
- Auriez-vous trouver toutes ces combinaisons de clés en moins d'une seconde ?

Donc, l'agent peut sélectionner chaque ligne, en réalité un trousseau, du tableau final, et en afficher à droite le détail. Mais, s'il est intéressant d'avoir 68 résultats, il peut être fastidieux d'en sélectionner un... Mais il y a la ... baguette magique !

gestionclef_image01

Un clic (juste à gauche de la commande Clés), et on obtient :

gestionclef_image02

Le logiciel sélectionne 2 (3 max.) trousseaux selon les critères suivants :
- soit moins de clés mais avec -éventuellement- des passes partiels
- soit plus de clés mais aucun passe partiel
- soit un mélange des deux possibilités
L'agent utilisateur n'a plus qu'à décider le bon jeu à donner au demandeur, selon sa qualité...

Exemple n°2 : des clés sont portées manquantes

Envisageons maintenant un problème courant, celui des clés manquantes.
Avec le même exemple, imaginons les clés suivantes manquantes : MV11, PPE*A, PPI*D,PP*E et PPD*G, et lançons le calcul. On peut voir alors qu'il y a bien entendu toujours 68 combinaisons théoriques, mais maintenant seulement 8 sont réalisables :

gestionclef_image03

Le logiciel affiche en rouge les clés manquantes dans le tableau du milieu.
Il les met fort logiquement (tableau du milieu à droite) en attente de commande. Ainsi, si on le désire, on pourra ultérieurement relire dans le logiciel les clés à commander éventuellement.

Cliquons sur notre baguette magique, et une nouvelle solution de 2 trousseaux est proposée, selon les mêmes critères que précédemment :

gestionclef_image04

Ainsi, l'utilisateur, en quelques secondes, est à même de décider le bon jeu de clés à fournir à la bonne personne, sans risque d'erreur....

gestionclef_image05

Remarque : Dans ces exemples, la base est constituée de 239 portes et 156 clés.
Les temps de calcul sont généralement très rapides. Ici, le temps de calcul, indiqué en tout en bas, est inférieur à 1 seconde : on a demandé ici 42 accès nécessaires simplement pour montrer les capacités du logiciel ...


Dans les solutions réalisables, Gestion Clés indique le meilleur choix (c'est-à-dire optimisé) qui est calculé dans l'ordre suivant :
- le minimum de clés possibles dans le trousseau
- le minimum de clés sensibles (l’idéal étant 0)
- le minimum d’autres portes ouvrables que celles demandées (l’idéal étant 0)
Ordre que l'on peut inverser, bien entendu.
Ensuite, l'utilisateur va imprimer un document à faire signer par le membre du personnel, document précisant :
- si une caution est demandée
- la date de fin du prêt des clés
- Le nom et prénom du membre du personnel
- Le nom et prénom de la personne de l'Intendance traitant ce prêt

Gestion des clés sensibles : passes généraux ou partiels
Supposons maintenant que la clé A est bien présente, mais que cette clé ouvre non seulement les accès nécessaires pour l'emprunteur, mais ouvre également d'autres portes. Dans le logiciel, une telle clé est cataloguée "accès restreint" ou même "accès très restreint" : toutes les autres clés sont "accès normal". On comprend que les passes partiels seront "accès restreint", le passe général "accès très restreint". Lors de l'affichage des solutions, l'agent peut les afficher triés sur ce mode. Selon la qualité de l'emprunteur, il choisira alors le mode le mieux approprié :
- le Proviseur, le Gestionnaire d'un établissement scolaire, la personne chargée du patrimoine auront le passe général : mais dans ce cas, il n'est plus nécessaire d'utiliser cette méthode de prêt, il suffit d'aller directement prêter et enregistrer le passe général.
- Les passes partiels, qui ouvrent 3,4, 5...10 accès (ou plus) seront intéressants à proposer, dans le cas où l'emprunteur a des droits élargis (dans un lycée : chef de travaux, proviseur-adjoint, agent chef, etc...)
- les emprunteurs de base, tel qu'un enseignant par exemple, auront la clé qui ouvre leur salle (et uniquement leur salle), une clé qui ouvre le couloir (et uniquement ce couloir)...

Alertes programmables dans Windows
On peut également programmer des alertes concernant les rappels de clés sans devoir démarrer le logiciel. Très pratique ! Soit au démarrage de Windows, soit en tâches planifiées : finies les clés qui partent pour ne jamais revenir !

Autres fonctions de Gestion Clés

1. Gestion Clés sait tracer tous les mouvements (passés et en cours) :
il indique qui a utilisé la salle 203 il y a 1 an, un mois, hier, etc... et qui l'utilise en ce moment quel(s) trousseau(x) ont été fournis, et à qui, et par qui
2. Gestion Clés sait gérer la date finale ou les utilisateurs doivent rendre leurs clés : à chaque démarrage du logiciel, il affiche les personnes dont la date de fin de prêt est à moins de 15 jours d’aujourd’hui, afin de le leur rappeler : fini les clés parties avec un contractuel, ou un personnel extérieur oubliant de les rendre à temps !
3. Gestion Clés sait prêter plusieurs clés identiques (cas des personnels logés)
4. Gestion Clés sait vérifier lors d'un prêt, que l'emprunteur n'a pas déjà accès aux portes demandées grâce à des prêts précédents (et oubliant de le rappeler...)
5. Gestion Clés sait gérer différents types d'accès aux utilisateurs par mots de passe (non obligatoire)
6. Gestion Clés sait démarrer en cours d'année la gestion des clés : une fonction permet d'enregistrer très rapidement les clés déjà prêtées, puis de continuer normalement avec Gestion Clés, sans aucun souci
7. Gestion Clés sait mettre en attente de commandes les clés manquantes
8. Gestion Clés sait imprimer la liste des clés manquantes par fournisseur pour passer commande. Automatiquement, Gestion Clés peut imprimer par fournisseur toutes les clés désignées comme manquantes, avec leur quantité.
9. Gestion Clés sait gérer le personnel extérieur temporaire. Exemple : des personnels d'une entreprise intervenant dans l'établissement. La caution peut être une pièce d'identité, des clés personnelles.... On peut créer à la volée les personnels extérieurs avant de prêter les clés.
10. Gestion Clés sait gérer la liste des clés et des accès : liens entres Clés et Portes
il sait faire le lien entre clés et portes automatiquement (lors d'un import d'un organigramme), ou manuellement, en quelques clics
il peut indiquer instantanément que telle clé ouvre telle(s) porte(s)
il peut indiquer instantanément que telle porte est ouverte par telle(s) clé(s)
il peut indiquer instantanément, par emprunteur, tous les prêts passés et en cours
Il peut imprimer toutes ces informations
11. Gestion Clés sait gérer les utilisateurs du logiciel (les membres du service (intendance, service patrimoine, ....) : plusieurs personnes dans ce service pouvant prêter les clés, elles auront à s’identifier ; ainsi, on saura toujours qui a prêté quoi à qui
12. Gestion Clés sait imprimer des rappels par courrier : qu'on dépose dans le casier des personnels concernés...
13. Gestion Clés sait faire des rappels par mail
14. Lors du retour des clés, elles réintègrent le stock, sauf les clés perdues qui sont mémorisées comme telles.
15. Gestion Clés sait gérer des cautions : Gestion Clés imprime à chaque prêt de clés un document pré-établi indiquant le nom de celui qui donne les clés (personnel de l’intendance par exemple), celui qui reçoit les clés, le descriptif et la quantité des clés prêtées, le montant de la caution éventuelle et la date de retour impérative des clés.
16. Le type de caution est, au choix :
- pas de caution
- une somme forfaitaire
- un montant par clé, multiplié par le nombre de clés prêtées
- des clés personnelles (dans le cas de personnel extérieur à l'établissement)
- des papiers d'identité ou autre (dans le cas de personnel extérieur à l'établissement)

17. Gestion Clés sait gérer l'emplacement des clés dans l'armoire à clés : comme il peut exister des centaines de clés dans une armoire, on peut repérer chaque clé par son emplacement dans l'armoire tout simplement : la clé n°12345 est à la ligne 4, colonne 5 par exemple. Lors de la création du trousseau de clés, Gestion Clés peut imprimer la position de chaque clé et la secrétaire de l'Intendance sait tout de suite où chercher; gain de temps assuré !
Note: il peut exister plusieurs armoires à clés !
Exemple:
On a deux armoires, une située dans le bureau Gestionnaire et une autre dans le bureau Intendance. On doit donner le trousseau de clés Clé A100, Clé PN789 et Clé AZE900. Gestion Clés affiche, et imprime (sur demande) la position des clés, ce qui permet d'aller les chercher très rapidement.

exemple_gest_clef

Ce qui signifie : la clé A100 est à la première rangée, colonne 5, dans l'armoire du bureau du Gestionnaire, etc.

Fichiers gérés par Gestion Clés

Tous les fichiers peuvent contenir des milliers de fiches !

Gestion Clés est fourni avec des fichiers exemples pour permettre de le tester.

Gestion Clés et les importations de fichiers

Gestion Clés peut importer en quelques secondes des fichiers existants (par exemple créés avec Excel).

Gestion Clés et la sauvegarde
Gestion Clés sait sauvegarder tous ses fichiers compacté en un seul fichier.

Maintenance
Une maintenance logicielle est fournie gratuitement la 1ère année.
Coût de la maintenance les années suivantes : ici. La maintenance permet de bénéficier de nouvelles fonctions et du SAV.

Commander
Pour commander
Le logiciel Gestion Clés est vendu 490 € ttc
(Avec support CD-Rom: ajouter le supplément indiqué ici
Pour commander, envoyer votre bon de commande
-par fax à CF2i au 03 24 2901 03
-ou par courrier à CF2i , 30 Rue Gambetta 08200 Sedan
(Avec support CD-Rom: ajouter le supplément indiqué ici
Dès réception du bon de commande, vous recevrez le code de débridage. et le logiciel sera immédiatement opérationnel.

Conditions d'utilisation
Le logiciel fonctionne sous Windows XP, Vista ou Seven, Windows 8 et Windows 10.
Il peut être installé sur un serveur, et plusieurs postes peuvent être connectés, mais un seul à la fois peut se connecter.

Connexions Réseau
Le nombre de postes connectés au logiciel dépend bien entendu du matériel utilisé. En réseau local Windows 10 postes est le maximum autorisé. Au-delà, l’utilisation d’un système type Windows Server ou équivalent est conseillé pour plus de connexions (avec éventuellement l’achat de licences Windows supplémentaires).
L’installation et l’accès simultanément au réseau pédagogique et au réseau administratif peuvent poser un problème selon la configuration. Point à vérifier si on désire installer l’application sur ces deux réseaux.

Méthode de diffusion
Le logiciel est commercialisé par internet. Il est en version téléchargeable sur ce site www.antibulle.com en version bridée. Pour recevoir le code de débridage, il faut passer commande soit par courrier soit par fax :