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Tarif 260 euros TTC  (Avec support CD-Rom: ajouter 12 euros ttc - frais d'envoi inclus)


Logiciel Gestion-Clés & Accès

Gestion et suivi des clés dans un établissement

 


<Cliquer ici pour télécharger la version complète -mais bridée- de Gestion-Clés & Accès>
 

A qui s’adresse ce logiciel ?

- Etablissements scolaires,
- Collectivités (Communes…),
- Associations,
- Tout établissement ou Institution devant gérer de nombreux accès et clés…

Gestion-Clés & Accès sait gérer simultanément les liens entre Clés +  Portes + Personnel d’un Etablissement Scolaire, d’une Commune, d’une caserne de pompiers, etc,..,  en fait de tout établissement qui doit gérer des centaines d’accès différents avec des centaines de personnes, avec des droits différents.

 

Remarque importante

Vous pouvez démarrer en cours d'année et enregistrer très facilement les trousseaux déjà prêtés (clés + emprunteurs + date du prêt etc...).
A tout moment, le logiciel est opérationnel très rapidement !
 

Principales fonctionnalités du logiciel  

Il n'est pas nécessaire de ré-écrire tous les fichiers !  Le logiciel Gestion-Clés & Accès sait importer les fichiers (éventuellement existants)  Personnels et des Clés et Accès  au format Excel.

Gestion-Clés & Accès sait répondre instantanément aux questions suivantes :

-  quelle est la clé (ou quelles sont les clés) qui ouvre la porte de la salle 202 ?
-  quelles sont les personnes qui ont accès à la salle 202 ?
-  quelles sont les clés que possède telle ou telle personne ?
-  quelles sont les clés à commander ?
-  quelles sont les caractéristiques de la porte de la salle 202 ? (longueur du barillet par exemple, ce qui évite d’aller vérifier sur place en cas de besoin) 
-  quel est le fournisseur de tel clé ?

Gestion-Clés & Accès prête les clés de 3 manières différentes:

- soit en cherchant les clés à prêter selon les portes (les accés) nécessaires à l'emprunteur (prêt classique)

- soit en re-prêtant, par exemple, en septembre, les clés déjà prêtées et rendues en juin

- soit en entrant directement les clés par leur nom (par exemple, soit parce que l'on connaît déjà les clés à prêter, soit parce qu'on a déjà prétées les clés avant d'acquérir le logiciel)

Gestion-Clés & Accès crée automatiquement le bon trousseau de clés en quelques secondes (trousseau déduit par le logiciel selon les accés que doit utiliser l'emprunteur)

IL permet de créer en quelques clics de souris et en quelques secondes le trousseau minimal nécessaire à tel professeur, tel agent de service, tel intervenant extérieur  etc.

 Exemple 

  1. Un agent de service doit accéder:

    :-              aux salles 201, 202 ,203, 204 du 2ème étage Bâtiment F
    -              aux portes de couloirs PC22, PC24 et PC26
    -              aux salles 11,12, 13 ,14  du 1er étage Bâtiment E
    -              aux portes de couloirs PC11 et PC20.
    -              aux salles 311,312, 133 ,314  du 1er étage Bâtiment A
    -              aux portes de couloirs PC121 et PC200.

 Problème 

Quelles sont les clés à lui donner, sachant qu’il faut répondre aux contraintes suivantes :

  1. donner un minimum de clés
  2. éviter de donner des clés qui ouvrent également d’autres portes que celles nécessaires
  3. éviter de donnés des clés « sensibles » (du type « passe partiel »)
  4. et bien sûr donner des clés en stock !

Solution 

 Gestion-Clés & Accès calcule en quelques secondes, parmi les milliers de combinaisons théoriques:

  1. Toutes les combinaisons possibles
  2. Celles réalisables.
  3. Eventuellement, dans le cas où il manque des clés, Gestion-Clés & Accès proposera alors de les mémoriser pour les commander ensuite.

 

En une minute, Gestion-Clés & Accès
- calcule le meilleur jeu de clés à donner,
et
- imprime le reçu qu'il suffit de  faire signer par l'agent !

Le reçu est automatiquement rempli (les conditions générales sont paramétrables) :

Collège Labulle
1 rue des Acacias
08200 Sedan
Tél : 03 24 90 78 00 Fax:  03 24 90 12 80

RECU DE CLES

L'Etablissement Collège Toto LaBulle  atteste avoir reçu ce jour 02/04/2009 à 10h15 de MME BILLAUDEL JEANNINE, Enseignant, un chèque de caution d'un montant de 30 euros pour le prêt des clés suivantes:

1 Clé n°A14500
1 Clé n°Z9788

soit au total 2 clés.

Les clés doivent être rendues impérativement au plus tard le 30/06/2009.

Conditions générales du prêt

1-Le titulaire des clés s'engage à ne pas prêter à un tiers les clés reçues à titre temporaire.
2-Il s'engage également à ne pas en faire de copies.
3-Par ailleurs, il s'engage à permettre à l'Etablissement cité en objet de récupérer tout ou partie de la caution versée en cas de perte d'une ou plusieurs clés.

Mme Delobel, Secrétaire d'Intendance                Mme Billaudel Jeannine (lu et approuvé)

     

 

Exemple de résultats

Les combinaisons de clés possibles sont les combinaisons théoriques, Gestion-Clés & Accès va indiquer par exemple les jeux de clés suivants (bien sûr, vous mettrez vos propres désignations de clés, ici pour l'exemple nous allons simplement appeler les clés par une lettre ; A, B, C etc):

Combinaisons théoriques de clés

solution n°1    Clés A, B , C
solution n°2    Clés A, B , C, D
solution n°3    Clés B,  C, E, F
solution n°4    Clés A, B , C, D,E
solution n°5    etc.

Ici, on comprend que le premier jeu de clé, A, B et C est le plus intéressant, car, dans les 4 cas possibles, il ne comprend que 3 clés.

Mais Gestion-Clés & Accès va plus loin, et indique ensuite les combinaisons réalisables suivantes:

Combinaisons réalisables de clés

solution n°3    Clés B, C, E, F

Ici, on comprend que le premier jeu de clés réalisable est le  n°3. Pourquoi ? Parce que Gestion-Clés & Accès ayant détecté que la clé A n'est pas en stock, on ne peut donc pas donner le jeu n°1 (ni d'ailleurs le 2 et le 4 dans notre exemple).

Dans les solutions réalisables, Gestion-Clés & Accès indique le meilleur choix (s’il existe) qui est calculé dans l'ordre suivant:
-          le minimum de clés possibles dans le trousseau
-          le minimum de clés sensibles  (l’idéal étant 0)
-          le minimum d’autres portes ouvrables que celles demandées (l’idéal étant 0)

 Ensuite, l'utilisateur va imprimer un document à faire signer par le membre du personnel, document précisant:

- si une caution est demandée (avec son montant)
- la date de fin du prêt des clés
- Le nom et prénom du membre du personnel
- Le nom et prénom de la personne de l'Intendance traitant ce prêt
 

Pourquoi le logiciel indique - t'il des combinaisons possibles et des combinaisons réalisables ?  I Car on pourrait penser que seules ces dernières sont intéressantes... En fait, il est utile de savoir, comme dans notre exemple, que on peut donner temporairement la solution n°3 (parce que l'agent de service en a impérativement besoin) , mais qu'il faut commander la clé manquante A et lui échanger par la suite le jeu n°3 avec le jeu n°1.

Autres fonctions de Gestion-Clés & Accès

1.      Gestion-Clés & Accès sait prêter plusieurs clés identiques (cas des personnels logés)

2.      Gestion-Clés & Accès sait gérer différents types d'accès aux utilisateurs par mots de passe (non obligatoire)

3.       Démarrer en cours d'année la gestion des clés : une fonction permet d'enregistrer très rapidement les clés déjà prêtées, puis de continuer normalement avec Gestion-Clés & Accès, sans aucun souci

4.       Mettre en attente de commandes des clés manquantes

5.      Imprimer la liste des clés manquantes par fournisseur pour passer commande. Automatiquement, Gestion-Clés & Accès peut imprimer par fournisseur toutes les clés désignées comme manquantes, avec leur quantité.

6.      Gérer le personnel intérieur et extérieur

7.      Gérer la liste des clés et des accès : liens entres Clés et Portes.

8.      Gérer les utilisateurs du logiciel (les membres de l’Intendance) : plusieurs personnes dans ce service pouvant prêter les clés, elles auront à s’identifier ; ainsi, on saura toujours qui a prêté quoi à qui

9.       Gérer la date finale ou les utilisateurs doivent rendre leurs clés : à chaque démarrage du logiciel, il affiche les personnes dont la date de fin de prêt est à moins de 15 jours d’aujourd’hui, afin de le leur rappeler

10.  Lors du retour des clés, elles réintègrent le stock, sauf les clés perdues qui sont mémorisées comme telles.

11.  Gérer des cautions : Gestion-Clés & Accès imprime à chaque prêt de clés un document pré-établi indiquant le nom de celui qui donne les clés (personne de l’intendance), celui qui reçoit les clés, le descriptif et la quantité des clés prêtées, le montant de la caution éventuelle et la date de retour impérative des clés. 

12.  Gérer l'emplacement des clés dans l'armoire à clés : comme il peut exister des centaines de clés dans une armoire, on peut repérer chaque clé par son emplacement dans l'armoire tout simplement : la clé n°12345 est dans la ligne 4, colonne 5 par exemple. Lors de la création du trousseau de clés, Gestion-Clés & Accès peut imprimer la position de chaque clé et la secrétaire de l'Intendance sait tout de suite où chercher; gain de temps assuré !
Note: il peut exister plusieurs armoires à clés !

Exemple:
On a deux armoires, une située dans le bureau Gestionnaire et une autre dans le bureau Intendance.
On doit donner le trousseau de clés Clé A100, Clé PN789 et Clé AZE900. Gestion-Clés & Accès, sur demande, imprime la position des clés, ce qui permet d'aller les chercher très rapidement.



 

Désignation   

Rangée

Colonne

Armoire

Clé A100

1

5

Gestionnaire

Clé PN789    

4

10

Gestionnaire

Clé AZE900

7

3

Intendance


Ce qui signifie : la clé A100 est à la première rangée, colonne 5, dans l'armoire du  bureau du Gestionnaire, etc.

 

Fichiers gérés par Gestion-Clés & Accès

  
 -        fichier Fournisseurs
-          fichier Clés
-          fichier Accès (salles, portes)
-          fichier Personnel
-          fichier Etablissement (1 fiche)
-          fichier Liens entre clés/porte/personnel
-          fichier Commandes en attente
-          fichier Libellés

Tous les fichiers peuvent contenir plusieurs  milliers de fiches !

 Gestion-Clés & Accès est fourni avec des fichiers exemples pour permettre de le tester.

Gestion-Clés & Accès et les importations de fichiers

 Gestion-Clés & Accès peut importer en quelques secondes des fichiers texte existants (par exemple créés avec Excel).

Gestion-Clés & Accès et la sauvegarde
Gestion-Clés & Accès sait sauvegarder tous ses fichiers compacté en un seul fichier.

Maintenance

Une maintenance logicielle est fournie gratuitement la 1ère année. Coût de la maintenance (non-obligatoire)  les années suivantes : 45 euros ttc par an. La maintenance permet de bénéficier de nouvelles fonctions et du SAV.

 

Pour commander

Gestion-Clés & Accès est vendu 260 euros ttc (ajouter 12 euros ttc si vous désirez le logiciel sur CD-Rom) franco de port.

 

Pour commander, envoyer votre bon de commande

-par fax à CF2i au 03 24 29 01 03

-ou par courrier à CF2i , 30 Rue Gambetta 08200 Sedan

Pour recevoir le logiciel sur CD-Rom, ajouter 12 euros ttc à votre commande, franco de port, soit 272 € ttc.

Dès réception du bon de commande, vous recevrez le code de débridage.et le logiciel sera immédiatement opérationnel.

Conditions d'utilisation

Le logiciel fonctionne sous Windows.

Méthode de diffusion

Le logiciel est commercialisé par internet. Il est en version téléchargeable sur ce site www.antibulle.com  en version bridée. Pour recevoir le code de débridage, il faut passer commande soit par courrier soit par fax.