Sarl cf2i

retour à l'accueil

Logiciel FraisDEP SARL CF2i - 30 Rue Gambetta - 08200 Sedan - Tél : 03 24 29 00 35 - Fax: 03 24 29 01 03 - e-mail: antibulle@wanadoo.fr

suivi_stagesCliquer ici pour télécharger la version complète mais bridée de FraisDEP


Tarif : 490 € TTC

(Avec support CD-Rom: ajouter le supplément indiqué ici

NOUVEAU FraisDEP permet de scanner des documents (carte grise, facture, ticket par exemple..), à une demande de remboursements.
ULTRA-SIMPLE D"UTILISATION, IL EST OPERATIONNEL IMMEDIATEMENT !
On peut le démarrer à tout moment dans l'année !
· Gain de temps à la saisie
· Optimisation des remboursements
· Etat des règlements accessibles pour l’Agent (paramétrable)
· Gestion automatique du passage aux 2000 ou 10000 kms !


Descriptif du logiciel FraisDEP

Le logiciel est multi-poste, en réseau (15 postes maxi).
On peut l’utiliser de 2 manières :
- soit uniquement à l’intendance (un ou plusieurs postes)
- soit à l’intendance ET par exemple sur un poste destiné aux enseignants
Bien entendu, dans ce cas, le logiciel est en deux parties :
Une partie accès ultra-limité aux agents (personnels, enseignants etc…)
Une partie accès sécurisé par mot de passe pour l’Intendance
Quel est l’intérêt de le mettre à disposition aux enseignants ?
- gain de temps pour l’enseignant :
Il saisit ses déplacements en quelques clics,
il saisit ses frais éventuels de nuitées et d’hébergement,
il imprime sa demande en double exemplaire
il en rend un à l’administration avec les pièces demandées
il peut se relire et corriger éventuellement sa demande
- gain de temps pour les services administratifs
- la demande est déjà remplie
- il suffit simplement de la vérifier et de la valider (ou d’invalider tel ou tel parcours ou frais!)


suivi_stagesCliquer ici pour télécharger la version complète mais bridée de FraisDEP


Principes généraux
Pour calculer les frais de déplacement, on doit simplement paramétrer le logiciel au départ en indiquant :
- si on rembourse avec les taux indiqués par la cylindrée du véhicule
ou bien
- sur la base SNCF.
ou encore le moins onéreux des deux…
- ou encore sur un forfait kilométrique
On peut saisir dans le logiciel tous les taux et montants en cours (Taux selon puissance fiscale si voiture ou moto ou vélomoteur, bornes des 2000 et 10000, grille SNCF)
Note
Ensuite, le logiciel calculera les frais de déplacement en fonction des paramètres choisis :
- sur la puissance fiscale du véhicule personnel (ou de la moto ou vélomoteur) , sur le kilométrage parcouru (avec bien entendu changement automatique du passage aux 2000 kms et 10000 kms)
- soit avec la formule =kms x taux + montant, de la grille SNCF (le logiciel gère même le montant minimum SCNF !)
- soit le moins onéreux des deux précédents
- soit sur un forfait kilométrique
Le logiciel utilise pour cela une base de données contenant les taux en cours selon la puissance fiscale et le kilométrage, et bien sûr la grille SNCF , et les montants de base des nuitées et hébergement.
De plus, on constitue sa propre base de données des distances entre villes, évidemment réutilisables ensuite à tout moment.
Ce qui fait que le logiciel est capable de traiter en une seconde et sans erreur les montants à régler.Mais il possède en plus des fonctions spécifiques très utiles pour le gestionnaire :
- il peut, en un clic de souris, calculer le montant de remboursement le plus avantageux pour l’établissement, en remplaçant par exemple le lieu de résidence personnelle par la résidence administrative (ou l’inverse).
- il permet de refuser un règlement en justifiant, d’un clic, son refus (absence de justificatif, trajet anormal)
- il détecte automatiquement les trajets normalement pas remboursables tels que « résidence personnelle / résidence administrative », car ce n’est pas facile de savoir où habite tel ou tel…, mais laisse toujours la décision finale au gestionnaire
Documents fournis en fichiers PDF
- un manuel de formation (30 pages)
- un document de 3 pages pour découvrir le logiciel
- un document de 2 pages contenant les procédures utilisateurs (à afficher en salle des profs par exemple) montrant la prise en main du logiciel et expliquant les documents imprimés
Changement de taux et de tarifs à une date
Par ailleurs, le logiciel sait calculer en fonction des changements de taux. Par exemple, dans la même demande de remboursement, des trajets peuvent être antérieurs à la date de modification des taux, et d’autres postérieurs. Le logiciel sait gérer cette situation…


Du point de vue de l’agent ou l’enseignant qui saisit une demande de remboursement
il s’identifie sur le logiciel
il saisit ses déplacements en entrant les villes de départ et destination et autres renseignements (date , heure etc)
soit en les choisissant dans une liste de trajets pré-enregistrés par l’intendance
soit en les entrant manuellement (communes + départements)
Note
L’enseignant ne peut mettre lui-même la distance entre deux villes (dans le cas d’un déplacement en voiture) ; si cette distance n’est pas connue du logiciel, elle sera temporairement inconnue, jusqu’à ce que l’intendance indique la bonne distance
L’enseignant doit préciser le mode de transport dans une liste prédéfinie (voiture personnelle, avion, taxi etc) et le montant dépensé, si nécessaire (avion, taxi ….).
En quelques clics, il a saisi sa demande et imprimé. Le tout est accessible par l’intendance, par le réseau.
Note
Si l’agent n’est pas dans le fichier des Personnels, lors de sa 1ère demande de remboursement, il peut créer sa propre fiche de coordonnées, qui devra être validée ensuite par le gestionnaire. Le logiciel interdira tout traitement d’une demande si le personnel en question n’a pas été validé préalablement par l’administration.
De plus :
A tout moment, l’enseignant (ou autre) peut lire l’état d’avancement de ses demandes, et imprimer éventuellement son dossier « frais de déplacement » ; Gain de temps pour lui, pour les services de l’Administration…
Note
Le document final imprimé, pour l’agent (comme pour le gestionnaire) contiendra le détail des calculs, pour éviter toute contestation :
- si le remboursement se fait sur les IK, alors le logiciel indiquera par exemple 340 km x 0.31 €
- si le remboursement se fait sur la base SNCF, alors on lira par exemple 6.9501 + (0.1883 x 340) (soit la formule SCNF avec le bon montant, taux et kilométrage)
- si le remboursement se fait au moins cher, soit sur les IK, soit sur la base SNCF, alors le logiciel indiquera par exemple

Base IK < Base SCNF
340 km x 0.31 €
Ou
Base IK > Base SNCF
6.9501 + (0.1883 x 340) selon le cas
Ainsi, le gestionnaire tout comme l’agent sauront exactement comment le logiciel a calculé. Le document imprimé affichera également le passage des 2000 et des 10000 kms
Du point de vue de l’intendance
Le gestionnaire va traiter les demandes en deux temps.

1 - il affiche la liste des trajets encore inconnus de sa base de données, que les enseignants ont saisi
Il met à jour ces distances en utilisant un service internet approprié (Google ou autre service de calcul d’itinéraire), en quelques minutes.
Bien entendu, le logiciel est optimisé pour saisir ces données :
- copier/coller dans la page internet des villes concernées, pour éviter de devoir les ressaisir
- doublons exclus automatiquement
Ainsi, le logiciel permet de créer très rapidement le fichier des communes les plus utilisées, et bien sûr, une fois les trajets saisis ils ne sont plus à réentrer.
Astuce : le logiciel permet d’échanger via un fichier spécial les données avec un établissement voisin. Par exemple, vous avez déjà saisi 150 trajets, un établissement voisin en a saisi 200. Il y a de fortes chances qu’une partie de ses trajets vous intéresse, et qu’une partie des vôtres l’intéresse. Le logiciel permet en quelques clics de récupérer les siens et de donner les vôtres, et le tout sans doublons, bien entendu. Et les 2 (ou 3 ou plus) établissements peuvent s’échanger ces fichiers à tout moment dans l’année

2 - Il traite ensuite les demandes
Pour chaque demande, l’écran affiche les transports et les autres dépenses.
Le gestionnaire peut alors vérifier si les justificatifs sont présents
vérifier si tout est conforme
et éventuellement refuser de rembourser un transport ou autre frais en justifiant son refus
Par un jeu de couleurs, il voit immédiatement les trajets anormaux tels que résidence personnelle/résidence administrative
Il peut demander au logiciel, d’un clic, de remplacer dans tous les trajets contenant la résidence administrative par la résidence personnelle (ou bien l’inverse) pour trouver une distance moindre.
- Dès validation de la demande, le cumul kilométrique de l’agent est mis à jour.
- Un document d’état de frais est alors imprimé
- L’enseignant peut lire de son poste que la demande a été traitée, et avoir le détail des remboursements (acceptés et la cause des remboursements refusés)
Note : dès le changement d’année, le logiciel remet automatiquement à zéro tous les kilométrages des agents.
Note
Pour simplifier encore plus le travail du gestionnaire, un rond rouge sur une icône indique un travail à faire. En effet, comment par exemple savoir rapidement qu’un ou plusieurs agents ont fait une demande de remboursement, ou bien encore qu’un agent a créé sa fiche ?
Tout simplement, dans l’écran réservé au gestionnaire, on peut lire
- un rond rouge sur l’icône Traitement des distances indique que des distances sont encore inconnues dans la base de données : il faut donc les renseigner
- un rond rouge sur l’icône Traitement des demandes indique que des demandes n’ont pas encore été traitées et restent en attente : il faut donc les traiter
- un rond rouge sur l’icône Personnels à vérifier indique qu’un (ou plusieurs) agent a créé sa propre fiche de coordonnées, mais n’a pas encore validé par l’Administration
Ces trois fonctions étant les principales du logiciel, il suffit d’appeler cet écran et de le lire …

Documents imprimés
- Etat des demandes
Le logiciel imprime un état extrêmement détaillé ; soit le détail par trajet avec le montant de l’ IK au km, soit le calcul détaillé de la grille SNCF !
Par exemple :
Reims – Sedan 100km => 100 km x 0.31 €
Ou
Brest – Lille 719 km => 16.528+(0.0825 x 719)
ainsi, on peut vérifier rapidement les calculs ; pas de contestation possible...
De plus, le document à destination du personnel peut contenir un rappel des textes (loi du 20xx..)

Maintenance
Une maintenance logicielle est fournie gratuitement la 1ère année.
Coût de la maintenance les années suivantes : ici. La maintenance permet de bénéficier de nouvelles fonctions et du SAV.

Commander
Pour commander
Le logiciel FraisDEP est vendu 490 € ttc
(Avec support CD-Rom: ajouter le supplément indiqué ici
Pour commander, envoyer votre bon de commande
-par fax à CF2i au 03 24 2901 03
-ou par courrier à CF2i , 30 Rue Gambetta 08200 Sedan
(Avec support CD-Rom: ajouter le supplément indiqué ici
Dès réception du bon de commande, vous recevrez le code de débridage. et le logiciel sera immédiatement opérationnel.

Conditions d'utilisation
Le logiciel fonctionne sous Windows XP, Vista ou Seven, Windows 8 et Windows 10.
Il peut être installé sur un serveur, et plusieurs postes peuvent être connectés.

Connexions Réseau
Le nombre de postes connectés au logiciel dépend bien entendu du matériel utilisé. En réseau local Windows 10 postes est le maximum autorisé. Au-delà, l’utilisation d’un système type Windows Server ou équivalent est conseillé pour plus de connexions (avec éventuellement l’achat de licences Windows supplémentaires).
L’installation et l’accès simultanément au réseau pédagogique et au réseau administratif peuvent poser un problème selon la configuration. Point à vérifier si on désire installer l’application sur ces deux réseaux.

Méthode de diffusion
Le logiciel est commercialisé par internet. Il est en version téléchargeable sur ce site www.antibulle.com en version bridée. Pour recevoir le code de débridage, il faut passer commande soit par courrier soit par fax :