Le logiciel est multi-poste,
en réseau.
On peut l’utiliser de 2 manières :
- soit uniquement à l’intendance (un ou plusieurs postes)
- soit à l’intendance ET par exemple en salle des profs.
Bien entendu, dans ce cas, le logiciel est en deux
parties :
Une partie
accès ultra-limité aux agents
(personnels, enseignants etc…)
Une partie accès sécurisé par mot de passe
pour l’Intendance
Quel est l’intérêt de le
mettre à disposition en salle des profs ?
- gain de temps pour l’enseignant :
Il saisit ses déplacements en quelques clics,
il saisit ses frais éventuels de nuitées et d’hébergement,
il imprime sa demande en double exemplaire
il en rend un à l’administration avec les pièces demandées
il peut se relire et corriger éventuellement sa demande
-
gain de temps pour les services administratifs
-la demande est déjà remplie
-il suffit simplement de la vérifier et de la valider (ou
d’invalider tel ou tel parcours ou frais!)
Principes généraux
Pour
calculer les frais de déplacement, on doit simplement paramétrer le logiciel au
départ en indiquant :
- si on rembourse avec les taux indiqués par la cylindrée du véhicule
ou bien
- sur la base SNCF.
ou encore le moins onéreux des deux…
- ou encore sur un forfait kilométrique (nouveau !)
On peut saisir dans le logiciel tous les taux et montants en cours (Taux selon
puissance fiscale si voiture ou moto ou vélomoteur, bornes des 2000 et 10000,
grille SNCF)
Note
Les bons paramètres de l’année en cours sont déjà dans le logiciel !
-Montants des taux à jour
-Grille SNCF au 1er juillet 2011
et
-Grille SNCF au 3 janvier 2012
!!
(Rappel : les 2 grilles
permettent de calculer sans modifier les paramètres des remboursements selon
les dates des déplacements)
Ensuite,
le logiciel calculera les frais de déplacement en fonction des paramètres
choisis :
- sur la puissance fiscale du
véhicule personnel (ou de la moto ou vélomoteur) , sur le kilométrage parcouru
(avec bien entendu changement automatique du passage aux 2000 kms et 10000 kms)
- soit avec la formule =kms x
taux + montant, de la
grille SNCF (le
logiciel gère même le montant minimum SCNF !)
- soit le moins onéreux des deux
précédents
- soit sur un forfait kilométrique
Le
logiciel utilise pour cela une base de données contenant les taux en cours
selon la puissance fiscale et le kilométrage, et bien sûr la grille SNCF , et les
montants de base des nuitées et hébergement.
De plus, on constitue sa propre base de données des distances entre villes,
évidemment réutilisables ensuite à tout moment.
Ce qui fait que le logiciel est capable de traiter en une seconde et sans
erreur les montants à régler.Mais il possède en plus
des fonctions spécifiques très utiles pour le gestionnaire :
-
il peut, en un clic de souris, calculer le montant de remboursement le plus
avantageux pour l’établissement, en remplaçant par exemple le lieu de
résidence personnelle par la résidence administrative (ou l’inverse).
- il permet de refuser un règlement en justifiant, d’un clic, son refus
(absence de justificatif, trajet anormal)
- il détecte automatiquement les
trajets normalement pas remboursables tels que « résidence personnelle /
résidence administrative », car ce n’est pas facile de savoir où
habite tel ou tel…, mais laisse toujours la décision finale au
gestionnaire
Documents fournis en fichiers PDF
- un manuel de formation (30 pages)
- un document de 3 pages pour découvrir le logiciel
- un document de 2 pages contenant les procédures utilisateurs (à afficher en
salle des profs par exemple) montrant la prise en main du logiciel et
expliquant les documents imprimés
Changement de taux et de tarifs
à une date
Par ailleurs, le logiciel sait calculer en fonction des changements de
taux. Par exemple, dans la même demande de remboursement, des trajets peuvent
être antérieurs à la date de modification des taux, et d’autres
postérieurs. Le logiciel sait gérer cette situation…
Utilisation au quotidien
Du point de vue de
l’agent ou l’enseignant qui
saisit une demande de remboursement
il s’identifie sur le logiciel
il saisit ses déplacements en entrant les villes de départ et destination et
autres renseignements (date , heure etc)
soit en les choisissant dans une
liste de trajets pré-enregistrés par l’intendance
soit en les entrant
manuellement (communes + départements)
Note
L’enseignant ne peut mettre lui-même la distance entre deux villes (dans
le cas d’un déplacement en voiture) ; si cette distance n’est
pas connue du logiciel, elle sera temporairement inconnue, jusqu’à ce que
l’intendance indique la bonne distance
L’enseignant doit préciser le mode de
transport dans une liste prédéfinie (voiture personnelle, avion, taxi etc) et le montant dépensé, si nécessaire (avion, taxi
….).
En quelques clics, il a saisi sa demande
et imprimé. Le tout est accessible par l’intendance, par le réseau.
Note
Si l’agent n’est pas dans le fichier des Personnels, lors de sa 1ère
demande de remboursement, il peut créer sa propre fiche de coordonnées, qui
devra être validée ensuite par le gestionnaire. Le logiciel interdira tout
traitement d’une demande si le personnel en question n’a pas été
validé préalablement par l’administration.
De plus :
A tout moment,
l’enseignant (ou autre) peut lire l’état d’avancement de ses
demandes, et imprimer éventuellement son dossier « frais de
déplacement » ; Gain de temps pour lui, pour les services de
l’Administration…
Note
Le document final imprimé, pour l’agent (comme pour le gestionnaire)
contiendra le détail des calculs, pour éviter toute contestation :
- si le remboursement se fait sur les IK, alors le logiciel indiquera par
exemple 340 km
x 0.31 €
- si le remboursement se fait sur la base SNCF, alors on lira par exemple 6.9501 + (0.1883 x 340) (soit la formule SCNF avec le
bon montant, taux et kilométrage)
- si le remboursement se fait au moins cher, soit sur les IK, soit sur la base SNCF, alors le logiciel indiquera par exemple
Base IK < Base SCNF
340 km x 0.31 €
Ou
Base SNCF < Base IK
6.9501 + (0.1883 x 340) selon le cas
Ainsi, le gestionnaire tout comme l’agent sauront exactement comment le
logiciel a calculé. Le document imprimé affichera également le passage des 2000
et des 10000 kms
Du
point de vue de l’intendance
Le gestionnaire va traiter les demandes en deux
temps.
1 il
affiche la liste des trajets encore inconnus de sa base de données, que les
enseignants ont saisi
Il met à jour ces distances en utilisant un service internet approprié (Google
ou autre service de calcul d’itinéraire), en quelques minutes.
Bien entendu, le logiciel est optimisé pour saisir ces données :
-copier/coller dans la page internet des villes concernées, pour éviter de
devoir les ressaisir
-doublons exclus automatiquement
Ainsi, le logiciel permet de créer très
rapidement le fichier des communes les plus utilisées, et bien sûr, une
fois les trajets saisis ils ne sont plus à réentrer.
Astuce :
le logiciel permet d’échanger via un fichier spécial les données avec un
établissement voisin. Par exemple, vous avez déjà saisi 150 trajets, un établissement
voisin en a saisi 200. Il y a de fortes chances qu’une partie de ses
trajets vous intéresse, et qu’une partie des vôtres l’intéresse. Le
logiciel permet en quelques clics de récupérer les siens et de donner les
vôtres, et le tout sans doublons, bien entendu. Et les 2 (ou 3 ou plus)
établissements peuvent s’échanger ces fichiers à tout moment dans
l’année
2 Il
traite ensuite les demandes
Pour chaque demande,
l’écran affiche les transports et les autres dépenses.
Le gestionnaire peut alors
vérifier si les justificatifs sont présents
vérifier si tout est conforme
et éventuellement refuser de
rembourser un transport ou autre frais en justifiant son refus
Par un jeu de couleurs, il voit immédiatement les
trajets anormaux tels que résidence personnelle/résidence administrative
Il peut demander au logiciel, d’un clic, de remplacer dans tous les
trajets contenant la résidence administrative par la résidence
personnelle (ou bien l’inverse)
pour trouver une distance moindre.
-Dès validation de la demande, le cumul
kilométrique de l’agent est mis à jour.
-Un document d’état de frais est alors imprimé
-L’enseignant peut lire de son poste que la demande a été traitée, et
avoir le détail des remboursements (acceptés et la cause des remboursements
refusés)
Note : dès le changement d’année, le logiciel remet automatiquement
à zéro tous les kilométrages des agents.
Note
Pour simplifier encore plus le travail du gestionnaire, un rond rouge
sur une icône indique un travail à faire. En effet, comment par exemple savoir
rapidement qu’un ou plusieurs agents ont fait une demande de
remboursement, ou bien encore qu’un agent a créé sa fiche ?
Tout simplement, dans l’écran réservé au gestionnaire, on peut lire
- un rond rouge sur l’icône Traitement
des distances indique que des distances sont encore inconnues dans la base
de données : il faut donc les renseigner
- un rond rouge sur l’icône Traitement
des demandes indique que des demandes n’ont pas encore été traitées
et restent en attente : il faut donc les traiter
- un rond rouge sur l’icône Personnels
à vérifier indique qu’un (ou plusieurs) agent a créé sa propre fiche
de coordonnées, mais n’a pas encore validé par l’Administration
Ces trois fonctions étant les principales du logiciel, il suffit
d’appeler cet écran et de le lire …
Documents imprimés
- Etat des
demandes
Le
logiciel imprime un état extrêmement détaillé ; soit le détail par trajet
avec le montant de l’ IK au km, soit le calcul détaillé de la grille SNCF !
Par
exemple ;:
Reims
– Sedan 100km => 100 km x 0.31 €
Ou
Brest
– Lille 719 km =>
16.528+(0.0825 x 719)
ainsi, on peut vérifier rapidement les calculs ; pas de contestation possible…..
De
plus, le document à destination du personnel peut contenir un rappel des textes
(loi du 20xx..)
Cliquer ici
pour télécharger la version de démonstration
Exemple de
fonctionnement du logiciel
-
Supposons que les Indemnités kilométriques soient, au 1er juin 20xx de :
0.25
€ <= 2000 km
0.31
€ >2000 km
Que les
nuitées soient remboursées dans la limite : 15.25€
-
Supposons également, qu’au 1er juillet, les montants
soient revalorisés ainsi :
0.29
€ <= 2000 km
0.36
€ >2000 km
Et les
nuitées soient à 17.00€
-Supposons
maintenant qu’un enseignant (avec dans sa fiche actuellement 1200 kms
cumulés) fasse la demande de remboursement suivante :
2 juin trajet A=>B 400 kms
10 juin trajet C=>D 900
kms
4 juillet
trajet A=>B 400 kms
2 juin 1 nuitée 35
€
4 juillet
1 nuitée 44 €
Que va
calculer le logiciel ?
|
Date
|
Départ
|
Arrivée
|
Distance
|
Kms
|
Cumul
kms
|
Base
Euros
|
Remboursement
Euros
|
Commentaires
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|
|
|
|
1200
|
|
|
|
|
02-juin
|
Ville A
|
Ville B
|
400.00
|
400
|
1600
|
0.25
|
100.00
|
|
|
10-juin
|
Ville C
|
Ville D
|
900.00
|
400
+
500
|
2000
|
0.25
|
100.00
|
ici,
la limite des 2000 km
est dépassée, passage à 0.31 €
|
|
|
|
|
2500
|
0.31
|
155.00
|
|
04-juil
|
Ville A
|
Ville B
|
400.00
|
400
|
2900
|
0.36
|
144.00
|
Mais
ici, nouveau tarif à 0.36 €
|
|
|
|
|
|
Quantité
|
|
|
|
|
|
02-juin
|
nuitée
|
|
35.00
|
1
|
|
15.25
|
15.25
|
|
|
04-juil
|
nuitée
|
|
44.00
|
1
|
|
17.00
|
17.00
|
Changement
de tarif 17€
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
|
Total=
|
531.25
|
|
Dans cet
exemple, on a paramétré le logiciel ainsi :
-
remboursement sur les indemnités kilométriques
-
remboursement dans la limite pour nuitées et repas.
(on peut
bien entendu modifier ce paramétrage).